Неточність у прізвищі, неправильна дата прийняття на роботу чи звільнення або відсутня печатка можуть затримати призначення пенсії: періоди роботи доведеться підтверджувати додатковими документами. Особливо важливо перевірити записи про роботу до 1 січня 2004 року, коли трудова книжка була основним доказом страхового стажу, пояснили в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Чернівецькій області.
Після цієї дати страховий стаж визначають за даними реєстру застрахованих осіб — за сплаченими внесками. Тому старі паперові записи мають особливе значення для тих, хто працював у 1990-х роках і раніше. Якщо трудової книжки немає або записи неточні, стаж установлюють за Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637. Документи можна подавати в електронному вигляді з кваліфікованим електронним підписом.
Відсутність печатки чи підпису не означає автоматично, що період роботи не зарахують: запис оцінюють за правилами, які діяли на час його внесення.
Перевірку варто почати з першої сторінки трудової книжки. Там мають бути повністю зазначені прізвище, ім’я та по батькові — як у паспорті, дата народження, підписи власника й відповідальної особи та печатка підприємства або відділу кадрів, пояснили в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Одеській області.
Далі слід переглянути дати прийняття, переведення та звільнення, повні назви підприємств і посад, номери й дати наказів, на підставі яких зроблено записи, а також підписи керівника й печатки. Записи про перейменування чи реорганізацію підприємства мають містити посилання на відповідний наказ.
Доповнювати попередній запис іншим чорнилом не можна. Доповнення оформлюють окремим записом із формулою «доданій інформації вірити», печаткою та підписом. Якщо людина змінювала прізвище, у трудовій книжці має бути зазначений документ-підстава, ким і коли його видано.
Для періодів до 2004 року, якщо трудову книжку втрачено або записи відсутні чи неправильні, Пенсійний фонд приймає інші документи: відомості з реєстру застрахованих осіб; довідки й виписки з наказів, зокрема сформовані на основі інформаційних систем підприємств; особові рахунки та відомості про виплату зарплати; трудові договори й угоди з відмітками про виконання; членські квитки профспілок за періоди сплати внесків.
Якщо відомостей у реєстрі немає, підприємство розташоване на тимчасово окупованій території чи в районі бойових дій або документи знищено, стаж можуть установити за показаннями щонайменше двох свідків. Вони мають знати заявника за спільною роботою та мати документи, що підтверджують їхню власну роботу в той час. Стаж за Списком № 1 і Списком № 2 — для роботи зі шкідливими й важкими умовами — підтверджують лише документами.
Для виправлення помилки спершу варто звернутися до роботодавця, який зробив неправильний запис. Якщо підприємство ліквідоване, виправлення вносить його правонаступник. Помилку в прізвищі, імені чи по батькові може виправити нинішній роботодавець, пояснили в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Черкаській області.
Самостійно закреслювати дати або вносити нові записи не слід. Неправильні дані закреслюють однією рискою, поруч зазначають правильні, а підставу вказують на внутрішньому боці обкладинки. Виправлення засвідчують підписом керівника та печаткою.
Неточності можуть виникнути й під час оцифрування трудової книжки. Наприклад, роботодавець може помилково надіслати до Пенсійного фонду скан-копії книжки іншого працівника з однаковим або схожим прізвищем, повідомили в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Луганській області. У такому разі страхувальник повторно подає виправлені відомості про трудову діяльність, зокрема через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Перевірити дані рекомендують завчасно, щоб залишився час знайти документи або звернутися до архіву.
У Пенсійному фонді наголосили: «Правильність і достовірність відомостей, що подаються до Реєстру застрахованих осіб, має принципове значення».
Вимоги до страхового стажу щороку зростають. Адвокатка Ольга Хомич з Адвокатського бюро Івана Хомича зазначила: «У 2027 році (з 1 січня по 31 грудня 2027 року) для призначення пенсії за віком у 60 років потрібно не менше 34 років страхового стажу».
За словами юристки, якщо стажу менше за мінімум для виходу на пенсію в 63 роки, залишається можливість оформити пенсію в 65 років. Відсутність 34 чи 35 років стажу не позбавляє людину можливості оформити пенсію.
Верховна Рада ухвалила закон, який спрощує підтвердження страхового стажу для людей, що втратили документи через війну, окупацію чи ліквідацію підприємства. За відсутності трудової книжки стаж установлюватимуть на підставі інших документів, показань двох свідків або рішення суду. Пенсійний фонд також має повідомляти людину, якщо в електронних реєстрах бракує даних для призначення пенсії.
Для виходу на пенсію у 60 років у 2027 році потрібно буде мати 34 роки страхового стажу, а з 2028 року — 35 років. Мінімальний стаж для пенсії за віком становить 15 років. Ризик втратити стаж існує і в тих, хто звільняється перед виходом на пенсію. Пенсійний фонд назвав добровільні внески до пенсійної системи головною умовою, яка допоможе його зберегти.