Під час оформлення пенсії частина українців виявляє, що деякі роки роботи не зараховані. Причиною можуть бути помилки в трудовій книжці, відсутність даних у реєстрі або документів, які підтверджують зайнятість. Пенсійний фонд України пояснює, що такі періоди не завжди відображаються в реєстрі чи підтверджуються належними документами.
Однак відсутній або помилковий запис сам по собі не означає, що стаж втрачено. Роки роботи можна підтвердити іншими документами. Щоб завчасно виявити розбіжності, варто звірити трудову книжку з даними реєстру.
Серед восьми типових причин, через які стаж можуть не зарахувати, фонд називає відсутність запису про роботу; помилки у прізвищі, імені, датах або назві підприємства; неправильні записи про прийняття на роботу чи звільнення; відсутність підпису або печатки; розбіжності між трудовою книжкою та реєстром; відсутність інформації в Реєстрі застрахованих осіб; втрату документів; ліквідацію підприємства.
З 1 січня 2004 року в Україні діє поняття страхового стажу, пов’язаного зі сплатою страхових внесків. Відтоді його обчислюють за даними Реєстру застрахованих осіб, а не лише за паперовою трудовою книжкою.
Для перевірки можна отримати витяг із Реєстру застрахованих осіб. У ньому зазначені дані про страховий стаж, заробітну плату та сплату єдиного внеску. Замовити документ можна на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду, у мобільному застосунку «Пенсійний фонд», у сервісному центрі або через портал «Дія».
На вебпорталі Пенсійного фонду потрібно авторизуватися за допомогою КЕП, «Дія.Підпису» або BankID, відкрити розділ «Комунікації з ПФУ», вибрати «Запит на отримання електронних документів» і сформувати запит на витяг. Відповідь з’явиться в розділі «Мої звернення».
Якщо виявлена помилка, спочатку слід звернутися до роботодавця. Якщо підприємство реорганізовано, виправлення або довідку може надати правонаступник. Якщо компанію ліквідовано, потрібно з’ясувати, до якого архіву передали її кадрові документи.
У запиті до архіву варто зазначити повну назву підприємства, період роботи, посаду або професію, структурний підрозділ, приблизні дати працевлаштування і звільнення, а також інші відомості, що допоможуть знайти документи.
Якщо трудової книжки немає або записи в ній неправильні, страховий стаж можна підтвердити іншими документами. Такий порядок передбачений постановою Кабінету Міністрів №637. Пенсійний фонд може розглянути довідки підприємства або правонаступника, архівні довідки та виписки, копії наказів про прийняття і звільнення, особові рахунки, відомості про нарахування чи виплату зарплати, письмові трудові договори й угоди, посвідчення, характеристики та членські квитки профспілок.
Архівна довідка має ґрунтуватися на первинних документах, зокрема наказах, особових рахунках і відомостях про заробітну плату. У ній має бути вказано, на підставі яких документів її видано. Якщо письмові документи не збереглися через стихійне лихо, аварію чи воєнні дії, у передбачених законом випадках стаж можуть підтвердити свідки. Вони мають довести, що працювали разом із заявником на тому самому підприємстві.
Якщо Пенсійний фонд не зарахував певні періоди роботи, можна попросити письмове рішення з поясненням причин відмови, подати додаткові документи або заяву про перегляд рішення. Якщо вирішити питання у фонді не вдається, його рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку.
Копії заяв, довідок, архівних відповідей і листування з фондом варто зберігати: вони можуть знадобитися під час повторного звернення. Завчасна перевірка витягу з реєстру та його звірка з трудовою книжкою дають змогу виявити спірні періоди й зібрати підтвердження до оформлення пенсії. Відсутність запису в реєстрі або помилка в трудовій книжці ще не означає, що роки роботи втрачено назавжди.