Записи про десятки років роботи в трудовій книжці не завжди збігаються з даними електронного обліку Пенсійного фонду. Прогалини можуть стосуватися старих періодів роботи, записів із помилками або випадків, коли підприємство припинило існування, пояснює пенсійна консультантка Наталія Бубнова.
До страхового стажу може зараховуватися й робота в колгоспі. Для окремих періодів важливо, чи виконала людина встановлений мінімум трудової участі. Якщо ні, стаж обчислюють за фактичною тривалістю роботи.
Нечіткий, помилковий або неналежно оформлений запис у трудовій книжці сам по собі не позбавляє можливості підтвердити роки роботи. Для цього можуть стати в пригоді довідки, виписки з наказів, особові рахунки, відомості про заробітну плату й архівні документи.
Якщо підприємство ліквідоване й необхідних документів немає, у визначених випадках період роботи можна підтвердити показаннями щонайменше двох свідків. Вони мають працювати разом із заявником і мати документи, що підтверджують їхню власну роботу в цей період.
Для періодів роботи після 1 січня 2004 року діє інший порядок: страховий стаж визначають за даними персоніфікованого обліку. Тому самої трудової книжки недостатньо — варто перевірити відомості про страховий стаж в електронному кабінеті Пенсійного фонду України.
З 2 серпня 2026 року діє нове правило: для визначення права на пенсію період роботи може бути зарахований, якщо роботодавець нарахував необхідний страховий внесок і подав звітність, але не сплатив внесок. За виконання цих умов працівник може не втратити страховий стаж через несплату внеску роботодавцем.
Перевірити стаж варто задовго до оформлення пенсії. Якщо роки роботи є в трудовій книжці, але їх бракує в даних Пенсійного фонду, невідповідність можна спробувати усунути заздалегідь за допомогою додаткових документів, архівних відомостей або інших передбачених способів підтвердження.