Українцям, які працювали за радянських часів, не потрібно подавати до Пенсійного фонду паперову трудову книжку, якщо всі необхідні відомості є в державних електронних реєстрах. Таке правило діє після набрання чинності 2 серпня 2026 року законом № 4851-IX.
Періоди роботи до 1 січня 2004 року зараховують до страхового стажу за законодавством, що діяло на той час. Раніше основним підтвердженням була трудова книжка. Тепер її відсутність, помилки в записах або ліквідація підприємства самі по собі не означають, що роки роботи неможливо зарахувати.
Якщо потрібних відомостей у реєстрах немає, стаж можна підтвердити іншими документами:
- архівними довідками та виписками з наказів про прийняття на роботу або звільнення;
- особовими рахунками та відомостями про нарахування заробітної плати;
- письмовими трудовими договорами з відмітками про їх виконання;
- посвідченнями, характеристиками та іншими документами з даними про періоди роботи;
- довідками від роботодавців, архівних установ та інших уповноважених організацій.
Для тих, хто працював у колгоспах, підтвердженням можуть бути збережені колгоспні книжки, відомості про трудодні та розрахункові відомості. Якщо підприємство чи колгосп ліквідовано, документи можна шукати в державних архівах, архівних підрозділах місцевої влади або в організаціях, яким передали папери колишнього роботодавця.
Якщо письмові документи зовсім не збереглися, закон передбачає можливість підтвердити стаж показаннями щонайменше двох свідків, які знали людину за спільною роботою. Цей спосіб застосовується лише у випадках і порядку, визначених Кабінетом міністрів: усних свідчень без дотримання процедури недостатньо.
У жовтні 2026 року уряд повідомив про спрощення процедури підтвердження стажу. Особливу увагу приділили людям, чиї документи знищені або втрачені через бойові дії та окупацію. Пенсійний фонд допомагатиме таким заявникам шукати свідків, які можуть підтвердити спільну роботу.
Якщо Пенсійний фонд не зарахував певний період роботи, можна отримати мотивовану письмову відмову й з’ясувати, які саме докази не прийняли. Рішення можна оскаржити в адміністративному суді.
У 2026 році судовий збір за подання фізичною особою адміністративного позову немайнового характеру становить 1 331,20 грн. За подання документів в електронній формі застосовується коефіцієнт 0,8, тому сума становить 1 064,96 грн.
Невраховані роки роботи можуть вплинути і на право виходу на пенсію у певному віці, і на її розмір. Перевірка стажу в Пенсійному фонді та пошук відсутніх документів до звернення за пенсією допоможуть з’ясувати, чи достатньо підтверджень для зарахування всіх періодів роботи.